D'Excel dispers a un sistema que funciona sol

El context

El client és una empresa de serveis industrials amb una plantilla que combina oficina i treball de camp. El negoci funcionava, i bé, però la seva manera de gestionar-lo se li havia quedat petita: cada departament tenia el seu propi full de càlcul, i la versió bona depenia de a qui preguntessis.

El repte

Les comandes s'apuntaven en un Excel, els parts dels tècnics en un altre i l'estoc en un tercer que gairebé mai quadrava. Quan algú actualitzava un full, la resta es quedava desfasada. L'equip perdia hores reescrivint les mateixes dades en llocs diferents, i els errors de transcripció acabaven en albarans mal fets i en trucades per corregir. No hi havia manera de veure, d'un cop d'ull, com anava el mes.

Què vam fer

Vam començar pel diagnòstic: un parell de sessions per entendre com es movia la informació de debò, no en teoria. A partir d'aquí vam dissenyar una aplicació web a mida que es va convertir en l'única font de veritat per a tot l'equip.

• Vam centralitzar comandes, parts de treball i estoc en una sola base de dades.
• Vam automatitzar els càlculs i avisos que abans es feien a mà.
• Vam afegir un dashboard amb els indicadors clau del negoci en temps real.
• Vam configurar permisos per rol, perquè cada persona vegi el que necessita.
• Vam formar l'equip i vam deixar la documentació perquè siguin autònoms.

Resultats

L'operativa diària va deixar de dependre de fulls de càlcul duplicats. Les dades s'introdueixen una sola vegada, els informes surten sols i la direcció sap com va el mes sense demanar el fitxer a ningú.

No sé com vam aguantar tants anys amb Excel per a tot. En Marc ens va fer una aplicació a mida i la diferència és enorme: el que abans era un caos ara funciona sol.