De Excel disperso a un sistema que funciona solo

El contexto

El cliente es una empresa de servicios industriales con una plantilla que combina oficina y trabajo de campo. El negocio funcionaba, y bien, pero su forma de gestionarlo se había quedado pequeña: cada departamento tenía su propia hoja de cálculo, y la versión buena dependía de a quién le preguntaras.

El reto

Los pedidos se anotaban en un Excel, los partes de los técnicos en otro y el stock en un tercero que casi nunca cuadraba. Cuando alguien actualizaba una hoja, el resto se quedaba desfasado. El equipo perdía horas reescribiendo los mismos datos en sitios distintos, y los errores de transcripción acababan en albaranes mal hechos y en llamadas para corregir. No había forma de ver, de un vistazo, cómo iba el mes.

Qué hicimos

Empezamos por el diagnóstico: un par de sesiones para entender cómo se movía la información de verdad, no en teoría. A partir de ahí diseñamos una aplicación web a medida que se convirtió en la única fuente de verdad para todo el equipo.

• Centralizamos pedidos, partes de trabajo y stock en una sola base de datos.
• Automatizamos los cálculos y avisos que antes se hacían a mano.
• Añadimos un dashboard con los indicadores clave del negocio en tiempo real.
• Configuramos permisos por rol, para que cada persona vea lo que necesita.
• Formamos al equipo y dejamos la documentación para que sean autónomos.

Resultados

La operativa diaria dejó de depender de hojas de cálculo duplicadas. Los datos se introducen una sola vez, los informes salen solos y la dirección sabe cómo va el mes sin pedirle el archivo a nadie.

No sé cómo aguantamos tantos años con Excel para todo. Marc nos hizo una aplicación a medida y la diferencia es enorme: lo que antes era un caos ahora funciona solo.